Dewasa ini perkembangan teknologi informasi semakin merajai dunia. Segala aspek kehidupan manusia selalu didukung oleh sisi teknologi. Tak jarang warga kini mulai merasa aneh apabila melihat seseorang yang masih mengerjakan suatu pekerjaan dengan cara-cara yang masih konvensional . Warga akan merasa mengerjakan sesuatu dengan cara yang konvensional hanya akan membuang banyak waktu dan tenaga mereka.
Kemudahan dan efisiensi waktu yang ditawarkan oleh teknologi infomasi yang diterapkan pada sarana pelayanan kesehatan juga mulai dikembangkan. Sistem informasi manajemen rumah sakit yang semula manual dengan bantuan buku register pada tiap-tiap bagian kini mulai beralih ke sistem komputerisasi yang lebih modern dan lebih cepat.
Sistem informasi manajemen rumah sakit tentu saja terdiri dari berbagai bagian. Sebagai perbandingan untuk melihat keefektifan penggunaan teknologi informasi pada sarana pelayanan kesehatan kita dapat mengambil contoh dari aspek rekam medis rumah sakit tersebut. Seperti halnya sebuah komponen yang terdiri dari berbagai bagian, bidang rekam medis pun disusun dari beberapa bagian yang terstuktur pada tugas masing-masing sehingga dapat mendukung sistem informasi manajemen kesehatan yang baik. Bagian dari rekam medis dari awal pada pendaftaran hingga berakhir di bagian filing kini seharusnya sudah mulai berinteraksi dengan kemudahan yang ditawarkan oleh teknologi informasi.
Sebagai awal dari sistem kerja rekam medis, pada bagian pelayanan pendaftaran pasien hampir semua sarana pelayanan kesehatan telah menggunakan sistem yang berbasis teknologi informasi yang terstruktur pada bagian ini. Dengan adanya komputer di tiap-tiap loket pendaftaran, baik itu pedaffaran rawat jalan, rawat inap, ataupun rawat darurat petugas atau pemberi layanan kesehatan amat dimudahkan pekerjaannya. Pasien atau pendaftar layanan kesehatan tersebut hanya perlu datang ke loket pendaftaran pada sarana penyedia pelayanan kesehatan dan menunjukkan kartu berobat fasilitas kesehatan tersebut yang ia miliki ke petugas. Kemudian petugas akan menginput data ke komputer berdasarkan nomor rekam medis pada kartu berobat tersebut. Selanjutnya setelah memastikan identitas pada kartu berobat tersebut adalah benar, maka pasien atau pendaftar kemudian mengatakan poli tujuannya dan jenis pembayaran yang ia inginkan. Setelah selesai, petugas akan meminta pasien atau pendaftar untuk menuju poli yang dituju dan menunggu hingga namanya dipanggil untuk dilakukan pemeriksaan.
Bandingkan pada sistem pendaftaran yang masih manual. Ketika pasien datang dan menuju ke loket pendaftaran. Pasien akan menyerahkan kartu berobat yang masih berupa kertas warna yang dicetak dengan warna tertentu untuk membedakan jenis kelaminya. Kertas tersebut tentu saja tanpa bar-code yang berfungsi memudahkan input data ke komputer. Kemudian petugas akan mencari kartu indeks utama pasien di rak khusus yang ada disana. Setelah ketemu pendaftar baru mengisikan data pasien yang tertera di kartu indeks utama pasien berikut poli tujuan dan cara pembayarannya. Dari sini dapat dibandingkan waktu yang dibutuhkan untuk melayani satu pasien saja dapat lebih dari 5 menit.Jika untuk pelayanan pasien lama saja dibutuhkan waktu yang lumayan lama. Bagaimana dengan pendaftaran pasien baru? Tentu saja akan memakan waktu lebih lama sehingga semakin nampak tidak efektif dan efisien.
Hal yang sama juga tejadi pada bagian coding penyakit. Apabila menggunakan cara yang manual, petugas coding harus membuka ICD-10 volume 3 terlebih dahulu, setelah menemukan kodenya baru kemudian membuka ICD-10 volume 1 untuk memastikan coding sudah sesuai dengan diagnosis atau belum. Hal ini tentu saja menyulitkan petugas mengingat berapa banyak berkas yang harus segera dilakukan coding setiap harinya. Berbeda dengan bagian coding yang telah mengenal sentuhan teknologi informasi. Petugas hanya perlu menginput nama penyakit yang diderita pasien ke sistem komputer yang dikhususkan untuk bagian coding. Setelah itu akan muncul kode-kode penyakit yang berhubungan dengan penyakit tersebut. Petugas hanya perlu mengklik kode yang sesuai dan menyimpannnya. Dengan metode yang sudah terkomputerisasi ini, petugas dapat mengerjakan ratusan kode tiap harinya dibandingan dengan cara konvensional yang hanya mampu mengkode puluhan berkas rekam medis samai jam kerjanya habis.
Bagaimana keadaannya dengan bagian filing dan distribusi berkas rekam medis? Pada bagian ini kemajuan teknologi informasi amat sangatlah peting. Karena bagian ini memerlukan waktu yang paling lama apabila dikerjakan secara manual. Hanya dibayangkan saja dari mencatat nomor berkas yang akan dipinjam ke buku register, kemudian mengambil semacam penanda untuk menandai berkas yang akan dipinjam dari rak filing, mencari berkas di rak filing. Selanjutnya mendistribusikannya ke poli yang membutuhkan. Tentu memakan waktu yang sangat lama bukan. Belum lagi apabila terjadi hal yang tidak terduga seperti berkas yang dicari tidak ada di rak filing. Petugas tentu harus mengeceknya di buku register. Hal ini tentu saja memakan waktu yang lebih lama lagi. Hal diatas tentu akan berbeda jika pada bagian filing dan distribusi dikenalkan dengan sentuhan teknologi informasi. Petugas dapat langsung mencetak tracer untuk menandai berkas yang akan dicari di rak filing. Setelah berkas ditemukan petugas wajib menginput poli tujuan dan tanggal peminjaman dari berkas tersebut kedalam program komputer khusus yang berfungsi layaknya buku registrasi. Kemudian berkas dimasukkan ke lift berkas dan di ketikkan poli tujuan berkas tersebut dan selesai. Petugas tidak perlu mengantarkan berkas tersebut masing-masing ke poli tujuan.
Sentuhan teknologi informasi pada sarana pelayanan kesehatan memang mempermudah para penggunanya. Akan tetapi keterbatasan alat pendukung seperti komputer dan sumber daya manusia yang mumpuni sangat dibutuhkan. Dibutuhkan dana yang tidak sedikit untuk pengadaan alat-alat yang berbasis teknologi informasi. Begitu pula dengan sumber daya manusianya. Teknologi tentu akan memudahkan dan mempercepat pekerjaan bagi para pengguna yang terbiasa berinteraksi dengan teknologi. Akan tetapi berbeda dengan mereka yang jarang menggunakan teknologi informasi dan lebih senang melakukannya dengan cara yang konvensional. Teknologi akan menjadi tidak maksimal apabila tidak dieksplorasi oleh penggunanya. Hasil yang diperolehpun tetap menjadi kurang sempurna apabila penggunaannya tidak maksimal. Oleh karena itulah sumber daya manusia yang mumpuni sangat diperlukan.